«Белый Медведь» контролирует возврат документов со «Скан-Архивом»

16 июля 2018 года компания «Гэндальф» сообщила о внедрении электронного архива в компании «Белый медведь».

Компания более 10 лет работает на рынке и накопила в бумажном архиве около 300 000 документов: как собственных, так и от поставщиков. Ранее у сотрудников организации уходило много времени на сверки и бумажную работу. А каждый запрос на предоставление бумажного документа от ФНС сопровождался часами поисков в папках и запросами у контрагентов. В целом из-за большого документооборота было трудно контролировать поступление документов от сотен контрагентов. Документооборот нуждался в упорядочивании.

Чтобы сократить время на поиски нужных документов, руководство ООО «Белый Медведь» приняло решение приобрести программу «Скан-Архив», разработанную компанией «Гэндальф». Эта программа предназначена для контроля возврата документов прямо в «1С», быстрого доступа к их электронным копиям и массовой выгрузки при налоговых проверках.

На момент внедрения «Скан-Архива» компания вела работу с 20 основными поставщиками и 1 100 покупателями. Техническими специалистами ООО «Современные технологии и электронная коммерция», внедрявшими программу «Скан-Архив», была настроена синхронизация с нетиповой базой «1С:Управление торговлей», которую использовал «Белый медведь». В программу перенесли бумажный архив за 2017-2018 гг.

В ООО «Белый Медведь» отметили, что после внедрения «Скан-Архива» процесс работы с документами существенно упростился, так как сотрудники получили к ним оперативный доступ, а невозвращенные документы стали выделяться в «1С» цветом. По мере поступления документы вносятся в программу. На июль 2018 года количество документов, ежемесячно вносимых сотрудником «Белого медведя» в базу, составляет 2 500 единиц. Также, с внедрением «Скан-архива», поиск нужных документов стал проще, что важно в случае срочных запросов от контролирующих органов.