НПК «Диаконт» внедряет ECM-систему и организует доступ к документации

Компания ООО НПК «Диаконт» автоматизировала доступ к своим документам с помощью ЕСМ-системы eDocLib. Проект реализовала компания «Медиалюкс».

Основание и задачи

Прежде библиотека компании «Диаконт» состояла из бумажных документов и отдельных электронных файлов. Сотрудникам, находящимся в командировке, приходилось запрашивать необходимую информацию по электронной почте. Поэтому основной задачей проекта внедрения eDocLib являлась организация к научно-технической документации и документам по выполненным работам, с применением как централизованного доступа, так и удаленного.

Решение

Особенность проекта - быстрота и простота решения, актуальной для каждого предприятия задачи. В совокупности работы по запуску eDocLibзаняли восемь часов на сбор и обработку информации и еще восемь - на настройку системы.

О проекте

В системе работает десять рабочих мест. Организована библиотека знаний компании, что позволяет контролировать новые документы, изменения по существующим, что актуально в условиях постоянно меняющихся нормативов и обновляющихся стандартов, связанных с работой компании.

Поиск данных производится по реквизитам документов, а также по тексту вложенных файлов. Доступ к информации осуществляется как из локальной сети компании, так и удаленно.

Результаты проекта

В рамках проекта на основе базовой конфигурации eDocLib настроены виды документов по регистрации научно-технической документации (ГОСТ, СНиП, методические материалы, технические требования и т. п.) и по регистрации выполненных работ. В документе фиксируются сведения о договоре, сроках работ, списке объектов контрагента, на которых выполнялись работы, и т. д. Также настроен удаленный доступ к системе из сети Интернет; рубрикатор в соответствии с привычным для пользователей деревом папок, в котором ранее хранились документы, а для каждого пользователя – папки «Новые документы», «Измененные документы», в которые автоматически попадают новые и измененные документы. Проведен импорт в систему порядка 3 тыс. документов. Теперь поиск документов возможен как по реквизитам, так и по содержанию вложенных файлов. Найти документы возможно при помощи поисковых запросов и при помощи рубрикатора.