Кадровое агентство ДОМЕЛИ / Microsoft Dynamics CRM для управления подбором персонала 2

Кадровое агентство ДОМЕЛИ было создано в 2005 году и в настоящее время специализируется на предоставлении услуг по подбору профессионального обслуживающего персонала для дома: няни, гувернантки, репетиторы, домработницы, горничные, повара, водители, сиделки и прочие специальности.

В компетенции агентства помимо поиска, отбора и тестирования соискателей входит также предоставление уникальных на рынке услуг по обучению, психологической подготовке и повышению квалификации домашнего персонала. В настоящее время агентство активно работает над созданием на базе КА ДОМЕЛИ профессионального учебного центра для подготовки домашнего персонала по различным специальностям. Дмитрий Бородачев, DатаРу Облако: Наше преимущество — мультивендорная модель предоставления облачных услуг

Отличительной особенностью процедуры поиска и подбора соискателей в КА ДОМЕЛИ является строго дифференцированный подход к работе с клиентами: в агентстве разработана собственная сетка уровней квалификации кандидатов и система многоуровневого тестирования, включающая оценку профессиональных качеств, психологических способностей, опыта работы, а также чистоту медицинских и юридических документов.

Ранее в КА ДОМЕЛИ для информационного обеспечения работы менеджеров и руководства компании использовались стандартные офисные приложения Microsoft. Но поскольку регламенты работы агентства и действующие процедуры поиска и отбора персонала требуют от менеджеров обработки огромного количества информации (только по каждому соискателю в КА ДОМЕЛИ собирают и анализируют данные более чем по 100 параметрам), средствами Microsoft Access было достаточно сложно и трудоемко поддерживать необходимый уровень качества и оперативности работ.

Использование только офисных приложений не могло обеспечить проведение оперативного мониторинга закрытых вакансий, действующих договоров и предложений на открытые вакансии, что в свою очередь усложняло осуществление контроля деятельности менеджеров и общее управление работой агентства.

К тому же отсутствие единой информационной системы, в которой хранилась бы вся информация по заказам, договорам и открытым вакансиям, не позволяло должным образом синхронизировать работу клиентской и финансовой служб.

В целях упрощения работы менеджеров агентства и повышения эффективности оперативного и стратегического управления руководство ДОМЕЛИ приняло решение отказаться от использования стандартных офисных приложений Microsoft в пользу специализированного программного продукта для управления отношениями с клиентами – Microsoft Dynamics CRM.

«Два года назад мы вышли на высококонкурентный рынок кадровых услуг Москвы с предложением исключительных услуг для самых взыскательных клиентов, и не ошиблись - высокое качество подбора персонала остро востребовано на рынке. Однако для развития бизнеса нам необходимо совершенствовать методы работы, как с персоналом, так и с клиентами, и, по нашим оценкам, CRM-система позволит улучшить качество услуг и повысить эффективность работы агентства».

Руководство КА ДОМЕЛИ однозначно определило выбор CRM-системы в пользу Microsoft Dynamics CRM как обладающей исчерпывающей функциональностью для решения всех стоящих перед агентством задач автоматизации управления отношениями с клиентами – работодателями и соискателями.

Одним из критериев выбора CRM-системы для КА ДОМЕЛИ явилось удобство работы пользователей и быстрый запуск системы в работу, поэтому дружественный интерфейс Microsoft Dynamics CRM стал еще одним преимуществом CRM-системы Microsoft.

К тому же возможности Microsoft Dynamics CRM позволяют с легкостью наращивать и расширять функциональность системы с учетом появления новых потребностей бизнеса и внедрения более совершенных технологий работы. Для ДОМЕЛИ, молодой и растущей компании, очень важно было внедрить такую CRM-систему, которая могла бы обеспечить и поддержать развитие компании на уровне информационных технологий.

В качестве партнера по CRM-консалтингу и внедрению Microsoft Dynamics CRM руководством КА ДОМЕЛИ была выбрана компания «НОРБИТ», в активе которой на тот момент было более 15 успешных проектов автоматизации в области продаж и маркетинга. К тому же НОРБИТ предложила КА ДОМЕЛИ наиболее выгодные условия разработки и внедрения CRM-системы на основе Microsoft Dynamics CRM.

CRM-система КА ДОМЕЛИ включает как стандартные возможности Microsoft Dynamics CRM, так и специализированные настройки и разработки, выполненные в соответствии с логикой бизнес-процессов агентства.

Функциональный состав CRM-системы охватывает:

1. Управление отношениями с соискателями:
• Ведение подробной информации о соискателях.
• Ведение электронного архива фотографий кандидатов с привязкой к общей информации соискателя.
• Отражение данных о составе и членах семей кандидатов на вакансии.
• Учет длительности стажа кандидатов с разбивкой по отдельным местам работы.
• Фиксация информации о навыках кандидатов.
• Реализация специальных сервисов для автоматического ежеквартального пересчета возраста соискателей и членов их семей.
• Реализация нескольких печатных форм резюме.
• Автоматическая смена статуса соискателя в случае включения его в список потенциальных кандидатов на открытую вакансию, приема на работу или отклонения его кандидатуры.

2. Управления клиентскими заказами на поиск и подбор персонала:
• Ведение в электронном виде списка обязанностей по каждой открытой вакансии с привязкой к клиентским заказам.
• Возможность маркирования и отдельного отображения кандидатов, составляющих предложение на открытые вакансии.
• Реализация нескольких печатных форм клиентских заказов и возможность групповой печати заказов.

3. Управление договорной работой:
• Ведение детальной информации по клиентским контрактам.
• Автоматическая проверка даты завершения договоров и перевод их в статус завершенные по истечении срока действия.
• Автоматический перевод сотрудника в базу свободных кандидатов в случае прекращения действия договора.
• Контроль проведения оплаты по договорам.

4. Автоматизация менеджерских операций:
• Обеспечение однократного ввода информации и реализация механизма автоматической подстановки хранящихся в системе данных в случае необходимости их повторного использования при работе с клиентскими заказами и базой работодателей.
• Реализация нескольких автоматизированных бизнес-правил при работе с договорами, клиентами и заказами.

«Проект внедрения Microsoft Dynamics CRM для кадрового агентства ДОМЕЛИ интересен своим отраслевым акцентом. CRM-система используется в компании не только для автоматизации коммерческой работы и поддержки продаж, но и для автоматизации операционной деятельности: для поиска, оценки и подбора персонала».

В общей сложности в CRM-системе КА ДОМЕЛИ работает около 35 пользователей коммерческого и административного отделов, а также руководство компании.

К числу наиболее значимых результатов проекта внедрения Microsoft Dynamics CRM в КА ДОМЕЛИ можно отнести:

• оптимизация бизнес-процессов по подбору персонала за счет обеспечения хранения в электронном виде полной информации по соискателям, включая фотографии, анкетные данные, уровни квалификации, данные о навыках и опыте - в общей сложности более 100 параметров;
• снижение трудоемкости работы с базой соискателей за счет настройки инструментов быстрого поиска по необходимым параметрам и внедрения инструментов автоматического маркирования соискателей, составляющих предложение для открытых вакансий;
• упрощение работы менеджеров за счет автоматической актуализации необходимых действий и задач на основе настраиваемых бизнес-правил;
• повышение эффективности информационного взаимодействия коммерческого и финансового отделов за счет открытого доступа к информации по вакансиям, заказам, действующим предложениям и договорам;
• усиление контроля работы менеджеров за счет разработки отчетных форм;
• усиление централизованного управления за счет создания единой базы данных всех обращений, предложений, вакансий и договоров и автоматизированного мониторинга работы менеджеров.

«Внедрение в агентстве CRM-системы позволило нам предложить клиентам новый уровень сервиса – повысить оперативность обработки заказов, точность оформления договоров и прочей документации. Очень важно, что мы смогли добиться упрощения самого трудоемкого участка нашей работы – отбор персонала на клиентские вакансии. Мы рассчитываем, что создание собственной CRM-системы поможет нам максимально комфортно чувствовать себя на рынке кадровых услуг, развивая конкурентные преимущества компании и повышая рентабельность бизнеса».

Дальнейшее развитие CRM-системы КА ДОМЕЛИ может быть реализовано за счет настройки автоматического импорта данных со сканера в CRM-систему и интеграции Microsoft Dynamics CRM c IP-телефонией AVAYA, что в свою очередь позволит упростить обработку и хранение информации о соискателях, обеспечит эффективную маршрутизацию входящих звонков и повысит оперативность и эффективность клиентского сервиса.

На российском рынке CRM компания «НОРБИТ» представляет ведущую экспертизу по разработке и внедрению CRM-решений на основе программного продукта Microsoft Dynamics CRM. НОРБИТ является единственным российским партнером Microsoft, обладающим статусом Premium Partner по направлению Microsoft Dynamics CRM, и победителем конкурса Microsoft Dynamics CRM Awards 2007-2008 «5 Звезд».

В активе компании три крупнейших внедрения Microsoft Dynamics CRM в России - Страховой дом ВСК, группа компаний Энергобаланс и компания «Афиша», а также отраслевые CRM-проекты для ведущих игроков российского бизнеса: Группа компаний ЛАНИТ, Издательский дом «Альпина Бизнес Букс», радиостанции СИТИ-FM и Relax FM, КА «ДОМЕЛИ» и другие.

Отраслевые CRM-компетенции компании сосредоточены в отраслях информационные технологии, кадровые услуги, страхование, энергетика, торговля и дистрибуция, издательский и медиабизнес. Специалисты компании «НОРБИТ» также имеют опыт проектирования и внедрения информационных CRM-решений для торговых и дистрибуторских компаний, инвестиционно-финансового сектора, телекоммуникационных компаний, рекламных агентств, риэлтерского бизнеса и автодилеров.