НИИ нейрохирургии им. Н. Н. Бурденко автоматизировал документооборот с помощью системы CompanyMedia

2021: Внедрение СЭД CompanyMedia

В Федеральном государственном автономном учреждении «Национальный медицинский исследовательский центр нейрохирургии имени академика Н. Н. Бурденко» Министерства здравоохранения Российской Федерации эксплуатируется система электронного документооборота CompanyMedia. Об этом 26 июля 2021 года сообщила компания InterTrust (ИнтерТраст).

До проекта внедрения СЭД, обмен документами в центре нейрохирургии имени академика Н. Н. Бурденко осуществлялся с помощью электронной почты. Такой подход усложнял контроль получения документов, их исполнения, согласования, а также поиск. По этим причинам было принято решение автоматизировать документооборот в институте.

Главными задачами внедрения CompanyMedia являлись организация полноценной работы по управлению документами и задачами, реализация механизмов для выполнения технологических процессов обработки документов: подготовки, согласования, регистрации, учета, хранения и поиска документов, а также организация контроля и управления этими процессами.

Перед запуском проекта были сформулированы задачи проекта и состав работ. Проект внедрения осуществлялся Компаний ИнтерТраст совместно со специалистами заказчика. Был определен состав проектных групп со стороны НИИ Бурденко и со стороны Компании «ИнтерТраст», распределены зоны ответственности, подготовлен и согласован календарный план выполнения работ, после чего проект стартовал. От заказчика были выделены представители ИТ подразделения, отвечающие за инфраструктуру. Они подготовили серверное оборудование и совместно со специалистами «ИнтерТраст» развернули базовое программное обеспечение системы. Параллельно этому руководители проекта со стороны исполнителя и заказчика разработали конфигурационные таблицы для загрузки справочников и настройки системы. По завершению этих работ была развернута и настроена CompanyMedia. Система прошла приемо-сдаточные испытания и перешла в опытную эксплуатацию.

Так же, в рамках проекта, консультантами компании «ИнтерТраст» были разработаны инструкции по делопроизводству, в которых сформулированы общие положения, классификация документов, правила подготовки и оформления документов (с учетом особенностей для отдельных видов документов), описана организация документооборота.

Система обслуживает работу более 1000 медицинских сотрудников центра, в каждом отделении выделен специалист, ответственный за документооборот своего подразделения. Общее количество таких специалистов около 100 человек.