«Петербургский метрополитен» выбрал Docsvision для организации электронного архива

2020: Создание единого архива документов Метрополитена

ГУП «Петербургский метрополитен» выбирает Docsvision для организации электронного архива. Об этом 15 сентября 2020 года сообщила компания «ДоксВижн».

С 2006 г. сотрудники ГУП «Петербургский метрополитен» в своей ежедневной работе используют платформу Docsvision для автоматизации делопроизводства. За время эксплуатации СЭД стала доступна почти всем сотрудникам и поддерживает плавный переход на безбумажный документооборот в организации. Рост числа пользователей и данных в системе не повлиял на её производительность, поэтому в 2019 г. было принято решение о создании единого архива документов Метрополитена Санкт-Петербурга на базе платформы Docsvision.

Электронный архив на базе Docsvision позволит реализовать все текущие и перспективные требования бизнеса, а также уменьшить стоимость владения и зависимость организации от используемого зарубежного ПО. Предполагается, что электронный архив станет единым хранилищем всех документов, к которому будет организован доступ из других пользовательских приложений.

На первом этапе в электронном архиве на платформе Docsvision было организовано хранение документов по объектам недвижимости и заявкам на инвестиционные мероприятия. Теперь они доступны через web-клиент всем пользователям системы, имеющим соответствующий допуск.

В работе с заявками на инвестиционные мероприятия электронный архив был интегрирован с учётной системой предприятия на платформе SAP ERP. Сотрудники Метрополитена имеют бесшовный доступ к документам по инвестиционным проектам как из архива, так и из учётной системы. Все данные по проекту собираются в едином месте и дополняются информацией об оплате и финальными актами о завершении работ.

На основе долговременного положительного опыта использования платформы Docsvision и её стабильной работы при постоянном росте нагрузки мы приняли решение об использовании платформы как полноценной ECM-системы в рамках реализации ИТ-стратегии метрополитена. В нашей целевой ИТ-архитектуре мы используем Docsvision как единое хранилище документов – один из ключевых компонентов единого информационного пространства предприятия. И, конечно, используем платформу для решения задач, связанных с бизнес-процессами, ориентированными на работу с документами», — прокомментировал Стогов Кирилл Юрьевич, главный архитектор ИТ-решений ГУП «Петербургский метрополитен».

На протяжении продолжительного периода развития платформы Docsvision в ГУП «Петербургский метрополитен» мы наблюдаем, как коллеги вдумчиво выстраивают ИТ-инфраструктуру предприятия. Приятно видеть, что платформа Docsvision оправдывает ожидания и заслужила определённое признание в организации. В текущем проекте создания электронного архива для нас было интересно реализовать интеграцию платформы с SAP ERP, что мы и сделали – Виктор Сущев, директор по методологии и консалтингу, компания «ДоксВижн».

2018

В системе решаются задачи регистрации различного вида документов (Входящие; Исходящие; Внутренние; Организационно-распорядительные), обрабатываются обращения граждан, назначаются поручения и производится контроль исполнительской дисциплины. На 2018 год автоматизирован процесс обработки факсов.

В СЭД работают примерно 1300 пользователей. Систему используют все сотрудники предприятия - от руководителей служб до мастеров в туннелях. Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга 2 т

С мая 2018 года идет проект по развитию и автоматизации процессов, выполняемый компанией " ДоксВижн". Среди модернизируемых процессов - на 2018 год настроенные процессы делопроизводства и обработки обращений граждан. В обновленные процессы входят: согласование документов с использованием электронной подписи (ЭП), интеграция с ИС закупки, создание подсистемы «Электронный архив», Web-клиент и мобильный клиент, формирование отчетности.

2012

Проект на базе DocsVision.

Число автоматизированных рабочих мест: 600.