Татфондбанк внедрил систему Адванта

Предпосылки проекта

До внедрения системы Адванта проекты велись не централизованно, при помощи подручных средств, удобных для участников проекта. Взаимодействие было организовано через электронную почту и систему электронного документооборота. Этот подход не позволял членам проектной команды и заинтересованным лицам оперативно отслеживать и контролировать статусы проектов и степень их выполнения. Возникали сложности с обсуждением проектов по электронной почте – сотрудники затягивали сроки принятия решений по важным вопросам. Материалы по уже реализованным проектам нигде централизованно не собирались и, следовательно, не было возможности воспользоваться накопленным опытом.

Выбор решения

В октябре 2013 года в банке было принято решение о создании стратегического проектного офиса. Для поддержки работы проектного офиса и повышения эффективности проектной деятельности было решено приступить к выбору и внедрению системы управления проектами.

Для Татфондбанка была необходима система, которая бы предоставляла функции календарного планирования проектов, контроля над соблюдением сроков задач и оперативного управления бюджетами. Система должна была позволять вести учет загрузки ресурсов по задачам и проектам и контролировать эту загрузку при помощи табелей учета рабочего времени сотрудников. Поскольку для банков важно соблюдение повышенных требований к безопасности, в системе должна была присутствовать возможность разграничения доступа на уровне всей системы и разграничение прав доступа на уровне отдельных объектов (проектов, задач и других объектов), а также возможность гибко изменять эти права. Высокие требования предъявлялись к простоте интерфейса, скорости обучения продукту обычных участников проектов от бизнес-подразделений.

При выборе системы руководство Татфондбанка оценивало три системы от разных компаний-интеграторов. Две системы базировались на зарубежных продуктах известного вендора, третьей системой в списке была российская система Адванта. В ходе анализа итоговое решение было принято в пользу системы управления проектами Адванта. Система не только отвечала всем заявленным требованиям, но и обладала невысокой стоимостью владения по сравнению с конкурентами.

Ход проекта

До принятия окончательно решения о покупке системы Адванта в течение двух месяцев проводилось ее тестирование. За это время сотрудники проектного офиса убедились, что система легко настраивается, проста в освоении пользователями и удобна в использовании. Обучение пользователей работе в системе проводилось при помощи простого видеокурса. Сотрудники довольно быстро начали самостоятельно ориентироваться в системе, особенно те, у кого был опыт работы в социальных сетях, т.к. интерфейс системы Адванты реализован по принципам корпоративной социальной сети.

В ходе тестирования Адванта была фактически внедрена в банке силами проектного офиса при дистанционной поддержке вендора.

Результаты

С внедрением системы управления проектами Адванта реализация проектов в рамках компании стала намного прозрачнее и понятнее. Система предоставляет возможности проактивного управления рисками проекта и позволяет топ-менеджменту компании всегда получать актуальную информацию по выполняемым проектам. Руководители проектов и члены проектных команд получили единую систему контроля сроков исполнения мероприятий, а также возможность сохранять все материалы по проекту в единой базе данных, доступной для всей команды.

Система управления проектами Адванта позволяет вести оперативный контроль за исполнением задач, в том числе с использованием простого инструмента по созданию собственных отчетных форм. Подписка на события проекта предоставляет дополнительный инструмент отслеживания изменений. Особенно ценным менеджмент банка считает возможность контроля статусов работ с запросом у исполнителей. Теперь Руководитель проекта может оперативно отслеживать статусы в онлайн отчете, исчезла необходимость отдельной подготовки отчетов о проекте для разных заинтересованных лиц. Также появилась возможность накапливать данные о степени достижения целей проектов. С проектами связаны отдельные их типы, такие как «Постпроектный мониторинг», которые отражают мероприятия по отслеживанию фактических показателей достигнутой прибыли или снижения затрат по завершенным проектам.

«Информационная система Адванта предоставила простые инструменты для формирования целостной картины выполнения проектов у топ-менеджмента и удобный интерфейс контроля выполнения проектных работ для участников проектных групп. Информационная система предоставляет множество инструментов для интерактивных коммуникаций, систематизации и хранения данных о проекте, формирования онлайн отчетности в едином информационном центре. Удобство интерфейса обеспечивает минимальные затраты на обучение сотрудников. Сейчас мы видим отдачу от реализации данного проекта и очевидно, что его запуск был стратегически правильным решением», – прокомментировал результаты внедрения заместитель Председателя Правления ОАО «АИКБ «Татфондбанк» Вячеслав Вдовин.