"СофтСервис" внедрила систему "1С:Документооборот 8 КОРП" в компаний ООО "ЮУГПК"

10 июня 2015 года. Компания СофтСервис сообщила^[1] о завершении внедрения системы "1С:Документооборот 8 КОРП" в одной из крупнейших компаний по производству цемента - ООО "ЮУГПК". Система электронного документооборота охватила 300 рабочих мест в 50-ти структурных подразделениях компании. В результате объем бумажного документооборота сокращен в 4 раза, обеспечено безопасное хранение документов, исключена их утеря, усилен контроль исполнительской дисциплины сотрудников. Интеграция системы с ERP-решением "1С:Управление производственным предприятием" помогла сократить время на обработку и передачу заказов в производство, качество и скорость их выполнения повысились. Новая эффективная схема согласования документов позволила в несколько раз ускорить подготовку и подписание договоров. Компания получила возможность оперативно реагировать на предложения партнеров и заключать сделки на максимально выгодных условиях.

Выбор решения

Ранее документооборот в компании не было автоматизирован. Офис ООО "ЮУГПК", как и у многих производственных предприятий, находится на значительном расстоянии от промышленных площадок, поэтому на согласование договоров и других документов в бумажном виде уходило слишком много времени. Совместная работа над документами была практически невозможна, приходилось по нескольку раз передавать документы из одного подразделения в другое, документы терялись.

Руководство приняло решение о создании современной системы электронного документооборота, которая позволила бы повысить эффективность совместной работы специалистов разных подразделений, сократить время на согласование документов, обеспечить их сохранность. Кроме того, требовалось повысить исполнительскую дисциплину сотрудников.

Для оперативного учета и управления в компании уже успешно используется система "1С:Управление производственным предприятием", поэтому для автоматизации документооборота также было выбрано решение системы "1С:Предприятие" - "1С:Документооборот 8 КОРП". Партнером по проекту стала челябинская компания ВЦ СофтСервис.

Основные результаты проекта:

• Все договоры, включая отсканированные копии их оригиналов с подписями клиентов, хранятся теперь в единой для всех подразделений системе. Документы не теряются.
• Значительно увеличилась производительность труда персонала. Сотрудники больше не тратят время на поиски бумаг. Найти нужный документ в системе можно буквально за несколько секунд. При этом обеспечена сохранность конфиденциальной информации. Пользователи имеют доступ только к тем данным, которые им необходимы для работы. Разграничение действует по группам пользователей, отдельным документам и папкам.
• Разработана новая эффективная схема согласования документов. Процесс согласования строго регламентирован. Каждый из участников цепочки согласования, а их может быть более 10, четко знает, кому он должен передать документ, что делать, если ответственный сотрудник болен или, например, находится в отпуске. Менеджеры в любой момент времени могут оценить, на каком этапе согласования или подготовки находится тот или иной документ и, в случае необходимости, принять соответствующие решения. Это позволило в несколько раз увеличить скорость подготовки и подписания договоров. Компания получила возможность оперативно отвечать на выгодные предложения партнеров и добилась более лояльного отношения со стороны клиентов.
• Бесшовная интеграция "1С:Документооборот 8 КОРП" с системой "1С:Управление производственным предприятием 8" позволяет более оперативно передавать новые заказы в производство. Все документы при обработке заказов, включая спецификации, которые содержат подробные характеристики продукции, формируются в СЭД и, после подтверждения сделки ответственным руководителем, автоматически поступают в ERP-систему. Это избавило сотрудников от необходимости дублирования информации, исключило ошибки при оформлении заказов, повысило качество и скорость их выполнения.

"Мы стали работать более четко, слаженно и продуктивно. Значительно ускорилось согласование и подготовка документов. Это, в свою очередь, положительным образом сказалось на отношениях компании с поставщиками и заказчиками. Сократились сроки подписания и согласования документов. Сотрудникам компании больше не приходится многократно копировать договоры и другие документы, ведь работа ведется в электронном виде. Объем бумажного документооборота сократился в четыре раза", - говорит директор по экономике и финансам ООО "ЮУГПК" Марина Ивановна Швейкерт.

"В системе уже работает 300 пользователей из 50 структурных подразделений компании. За время работы с "1С:Документооборот 8 КОРП" мы убедились в правильности выбора системы. Мы стали работать более четко, слаженно и продуктивно. Значительно ускорилось согласование и подготовка документов. Это, в свою очередь, положительным образом сказалось на отношениях компании с поставщиками и заказчиками. В настоящее время мы своими силами занимаемся развитием системы - автоматизируем работу с входящими и исходящими документами", - говорит начальник отдела ИТ ООО "ЮУГПК" Денис Валерьевич Пухов.

Примечания