Karcher (Керхер) (1С:Документооборот 8)

2021: Автоматизация финансового архива на базе "1С:Документооборот"

Компания "Керхер", представитель немецкого концерна Kärcher - мирового лидера инноваций в сфере продукции, технологий и систем уборки и очистки, в декабре 2021 года автоматизировала финансовый архив в системе электронного документооборота.

Требовалось автоматизировать бизнес-процессы сверки и учета первичных документов на базе решения 1С:Документооборот. Партнером по автоматизации была выбрана компания WiseAdvice-IT – официальный сертифицированный партнер фирмы «1С» с 2003 года с подтвержденным опытом аналогичных проектов и сертификатом «1С:Центр компетенции по документообороту».

Ситуация до проекта

В ходе регулярной автоматизации бизнес-процессов компании было решено окончательно уйти от бумажной первичной финансовой документации.

Ранее первичные документы создавались в основной учетной SAP-системе. Часть документов печаталась, подписывалась и направлялась контрагенту, часть документов подписывалась электронной подписью и направлялась контрагентам по ЭДО. Подписанные с обеих сторон бумажные оригиналы хранились также в виде бумажного архива в отдельных папках. Хранение скан-копий не производилось совсем. Для хранения подписанных файлов документов, полученных по ЭДО, использовали стороннее решение для построения бизнес-интеграций в компании.

Что было сделано

Разработка проходила в несколько этапов:

• Парсинг реестра ТН/УПД. Автоматическое создание карточек документов в 1С:Документообороте: ТН, УПД.
• Разработка механизма импорта штрихкодов из основной учетной системы.
• Разработка механизма групповой рассылки документов с отбором по Ответственному бухгалтеру.
• Разработка статусов документов.
• Настройка потокового сканирования.

Основная уникальность проекта - разработка механизма в решении 1С:Документооборот 8 по распознаванию скан-копии, поиска значения штрихкода, представляющего собой комбинацию номера документа, в основной учетной системе и идентификатора печатной формы документа в ней. А также поиск по штрихкоду карточки соответствующего документа и прикрепление к ней PDF-файла скан-копии.

Результат

В результате проекта с помощью СЭД 1С:Документооборот 8 полностью автоматизирован процесс обработки первичных документов и прикрепления скан-копий к карточкам документов, что позволило избавиться от бумажного документооборота и сократить время доступа к архивной документации. Это значительно уменьшило затраты на бумагу, канцелярию, логистику и складские помещения для хранения документов.

Excel-файлы, получаемые из почтового ящика, загружаются в 1С, где система автоматически разбирает загружаемые файлы для дальнейшей обработки. Обеспечено попадание товарных накладных и универсальных передаточных документов в 1С:Документооборот с возможностью связки их с актами сверки. Плюс ко всему на 40% сократились трудозатраты сотрудников при работе с бумажными документами.