Грани искусственного интеллекта: как СЭД становится умной

СЭД обеспечивают централизованное хранение и удобный доступ к документам, что способствует повышению эффективности работы сотрудников и снижению затрат на печать и расходные материалы. Кроме того, системы электронного документооборота упрощают взаимодействие с партнерами и заказчиками, позволяя перейти на электронный обмен документами через операторов ЭДО. Это не только ускоряет процесс обмена информацией, но и способствует развитию более прозрачных и надежных деловых отношений. Только за 2022 год из-за массового перехода на ЭДО бумажный документооборот в стране сократился на 30%.

Эксперты TAdviser отмечают, что рынок СЭД, ECM и CSP в последние годы растет на 20–30% ежегодно. Это свидетельствует о растущей популярности и востребованности систем электронного документооборота среди компаний различного масштаба и отраслей деятельности.

Высокие темпы цифровизации при работе с документами активно поддерживаются государством. Это находит отражение в нормативно-правовых актах. Так, например, приказ Минфина России от 5 февраля 2021 года №14н регулирует порядок выставления и получения счетов-фактур в электронном виде, подписанных усиленной квалифицированной электронной подписью. Согласно пункту 3 статьи 11 Федерального закона от 27 ноября 2006 года №149-ФЗ, обмен электронными документами, подписанными электронной подписью, признается документооборотом в том числе и для заключения договоров гражданско-правового характера. Арбитражный процессуальный кодекс также разрешает участникам судебного процесса использовать наряду с бумажными электронные документы, подписанные электронной подписью (пункт 1 статьи 41, пункт 3 статьи 75).

По данным Федеральной налоговой службы, по состоянию на 2023 год 93% организаций взаимодействуют с налоговыми органами по телекоммуникационным каналам связи. Эти инициативы и не только говорят о значительных успехах и усилиях правительства в переходе на электронный документооборот, что обеспечивает большую прозрачность и эффективность в управлении.

Встраивание технологий машинного обучения и нейронных сетей в СЭД позволяет стать им не просто инструментами по автоматизации и управлению документами, а стать умными системами, способными принимать решения и предоставлять ценные рекомендации на основе анализа данных и содержимого документов. Внедрение ИИ в СЭД позволяет пользователям заметно увеличить скорость обработки документов и улучшить качество работы с ними.

Что такое «умная» СЭД

«Умная» СЭД — это комплекс программ, в котором применяются OCR-продукты, алгоритмы машинного обучения, искусственный интеллект (ИИ), роботы (RPA) и другие технологии для автоматизации процессов обработки документов и улучшения качества работы с ними. Распознавание текста, интеллектуальный поиск, система рекомендаций позволяют сэкономить до 80% времени при экспертизе входящих документов.

«Умные» СЭД находят применение в различных сферах бизнеса вне зависимости от отраслевой принадлежности. Они помогают сократить время на выполнение рутинных операций с документами, повысить точность обработки информации, уменьшить риск совершения человеком ошибок и обеспечить более качественное исполнение процессов. Поэтому эксперты компании ITFB Group постоянно работают над улучшением продукта собственной разработки платформы интеллектуального управления электронными документами, заявками и цифровизации бизнес-процессов «Симфония».

Что умеет платформа «Симфония» благодаря применению ИИ и другим цифровым помощникам

• Извлекать нужные данные из документов

Платформа «Симфония» умеет распознавать текст на изображениях или сканах. В нее встроен OCR-продукт разработки ITFB Group — EasyDoc. С его помощью можно обрабатывать изображения и извлекать информацию из любых типов документов, как формализованных и структурированных, так и неформализованных и неструктурированных.

• Проводить классификацию

Платформа классифицирует все входящие документы по типу и дает аннотацию. Автоматически создаются карточки документов, заполняются последующие дочерние шаблонные документы и запускаются исполняемые процессы. Например, при приеме на работу происходит автоматическое распознавание паспорта, СНИЛС, ИНН кандидата, автоматическое создание карточки сотрудника с прикрепленными электронными образами документов и автоматическое заполнение электронного трудового договора данными о сотруднике.

• Оптимизировать процессы

Оптимизация процессов с использованием ИИ позволяет значительно повысить эффективность работы организаций, внедривших платформу «Симфония», сократить время на выполнение задач и улучшить показатели. Основные направления на платформе по оптимизации процессов нацелены на автоматизацию рутинных операций, что освобождает сотрудников для выполнения более сложных и интеллектуальных задач. Также встроенный в платформу ИИ помогает картировать существующие процессы, выявлять узкие места и предлагать рекомендации по их улучшению, это позволяет сократить время выполнения операций по работе с документами.

• Выполнять интеллектуальный поиск

Расширенный интеллектуальный поиск на платформе «Симфония» представляет собой интеграцию различных ИИ инструментов для оптимизации и улучшения процессов поиска документов и информации. ИИ помогает анализировать контекст запросов сотрудников и предлагает наиболее релевантные документы не только по ключевым словам из аннотаций и карточек документов, но и по содержанию самих документов. Это помогает находить информацию быстрее и точнее. Обработка естественного языка с помощью технологии NLP позволяют пользователям вводить поисковые запросы в разговорной форме. ИИ преобразует эти запросы в структуру, понятную системе, обеспечивая более интуитивный и продуктивный поиск.

• Анализировать документы и давать рекомендации

Встроенные механизмы машинного обучения в платформу «Симфония» помогают проводить анализ больших объемов данных из документов, что позволяет выявлять смыслы и делать прогнозы на основе исторических данных. Так, например, настроенная система может давать рекомендации по назначению последующих исполнителей по документу с учетом ретроспективного анализа ранее выполняемых функций по различным типам документов, при этом учитывается текущая загрузка потенциальных исполнителей, и система дает рекомендации кому отправить документ на дальнейшую обработку с учетом задач, назначенных на сотрудника.

• Интегрировать в систему чат-боты, работающие на базе ИИ

Чат-боты помогают пользователям решать различные вопросы по технической поддержке, позволяют отслеживать статусы документов, напоминают о сроках по задачам, обучают пользователей и выполняют интуитивно понятную навигацию по системе. Чат-боты существенно упрощают взаимодействие сотрудников с системой, повышают эффективность и сокращают время, затрачиваемое на рутинные операции. Также чат-бот может связываться с другими корпоративными системами, например, CRM или ERP, для получения актуальной информации о клиентах, ресурсах и не только, чтобы обеспечить сотрудников необходимыми данными в нужный момент.

• Позволяет повысить уровень безопасности

ИИ помогает повысить уровень защиты и обеспечить надежность обработки данных для выявления аномалий и подозрительной активности. На основе анализа происходящих событий ИИ может автоматически инициировать действия по реагированию на инциденты, такие как блокировка доступа или уведомление администраторов, что ускоряет процесс защиты. Также платформа «Симфония» способна анализировать входящий трафик и блокировать потенциально вредоносные атаки, такие как DDoS-атаки или вирусные угрозы, до того, как они могут нанести урон.

«Симфония» — это не просто платформа для хранения и обработки документов, обработки заявок и цифровизации бизнес-процессов, но и интеллектуальная система, способная принимать решения и делать выводы на основе анализа разнообразной информации. Встраивание в нее технологий ИИ открывает новые возможности для бизнеса и повышает эффективность его деятельности.

Внедрение «Симфонии» позволяет:

• снизить затраты.
  Цифровизация процессов и оптимизация рабочих потоков позволяют сократить затраты на трудовые ресурсы и повысить производительность;
• повысить точность.
  За счет используемых технологий снижается риск человеческих ошибок и обеспечивается более точная обработка данных и документов;
• получить гибкий и адаптивный инструмент для легкой настройки под меняющиеся условия и требования бизнеса, что позволяет быстро адаптироваться к новым вызовам.