BPM (внедрение)

Сегодняшняя экономическая ситуация ставит перед руководством ряд вопросов и проблем, например, таких, как минимизация расходов и увеличение доходов. Внедрение систем управления эффективностью при решении этих задач оказывает помощь, которую трудно переоценить. Однако часто наиболее продуктивному использованию BPM-решения мешает недостаток необходимых знаний среди пользователей системы.

Аналитика

Специалистами компании BPM Partners был проведен анализ отзывов существующих и потенциальных клиентов BPM. Целью исследования было выявление основных тенденций в области управления эффективностью и перспективы для разработчиков таких систем. Опросу был подвержен 1 951 респондент. 58% участников исследования представляют категорию малых и средних компаний, 42% являются представителями крупного бизнеса. Большая часть респондентов (89%) — жители США, большинство из которых работает в финансовых, технических и операционных отделах. Руководители и лица, играющие важную роль в своей организации, составили большинство участников (38%). Основная число из них занимают руководящий пост в предпринимательской или финансовой деятельности (31%). Только 15% респондентов представляют IT-отделы организаций. Остальными были менеджеры среднего звена различных подразделений.

BPM-проекты сегодня

Среди крупных и средних компаний из числа респондентов BPM Partners 82% либо уже полностью завершили внедрение BPM-проекта, либо планируют его внедрить, либо находятся на стадии разработки. 38% включили интеграцию BPM-системы в общую ИТ-архитектуру компании в планы на будущее. Лишь 8% заявили об окончании интеграции проекта. Среди экспертов имеет место мнение, что для многих компаний управление эффективностью представляется развивающимся проектом, который невозможно завершить до конца: он требует постоянных обновлений и внедрения дополнительных модулей.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.2 т

Около 30% респондентов, представляющих крупные компании, находятся на этапе активного внедрения BPM. Остальные распределились следующим образом: 7% — организуют замену уже существующего решения, 63% расширяют возможности внедренных приложений.

В маленьких компаниях более 50% проектов управления эффективностью имеют небольшой срок начала разработки.

В случае, когда компания еще не начинала внедрение BPM, в качестве причины чаще всего заявляется отсутствие финансирования (32%). Так же существенным препятствием являются другие приоритеты в части расходов на текущий момент (32%), в том числе незавершенность ERP- (12%) или DW-проектов (20%). В 2007 году этот фактор был менее значим (26%).

Стоит отметить, что проблема «недостаточной вовлеченности руководства» отошла на второй план, хотя была очень актуальна до этого (24%, по сравнению с 38% в 2007 г и 35% в 2006). В то же время число компаний, которые «не убеждены в преимуществах» BPM (24% в 2008, по сравнению с 35% в 2007, 41% в 2006, и 38% в 2005 гг) и «не уверены в окупаемости» (15%, 17 %, 22% и 25% в 2008, 2007, 2006 и 2005 гг соотвественно) значительно сократилось. Клиенты приходят к пониманию и осознанию ценности управления эффективностью, выводя эту технологию на первый план.

Цели BPM

Аналитики BPM Partners выдвинули мнение, что обычно первостепенной задачей становится реализация основных преимуществ BPM, а в самом общем плане приоритет получает повышение эффективности работы организации.

Убывая по степени важности, далее следуют сокращение трудовых и денежных затрат, улучшение качества операционного анализа и сокращение финансовых циклов соответственно. Достаточно часто упоминаются выполнение нормативных требований и достижение конкурентных преимуществ.

Цели клиентов BPM

Было замечено, что цели BPM для крупных и мелких компаний имеют отличия. Для крупных компаний на первом месте стоит эффективность бизнеса, и только потом идет сокращение расходов. В среднем и малом бизнесе наиболее важна именно оптимизация затрат. Выполнение нормативных требований главным образом интересует крупные организации. В свою очередь, маленькие компании особенно нуждаются в «развитии операционной аналитики» и «сокращении финансовых циклов». О вот задачи стратегического согласования, консолидации, стандартизации, единого представления данных, вовлеченности руководства и конкурентоспособности имеют одинаковую значимость для всех категорий клиентов, считаясь при этом вторичными.

Размеры компании и мотивация к покупке

Помимо повышения эффективности ведения бизнеса и минимизации расходов, к наиболее значимым целям крупные компании относят бюджетирование, планирование и операционную аналитику.

Важнейшие компоненты BPM

По мнению специалистов Gartner, бюджетирование, планирование и привычно относятся к наиболее востребованным из BPM-функций. Далее по убыванию значимости следуют финансовая отчетность, консолидация, управление стратегиями и моделирование прибыльности. Но клиенты предполагают, что дополнительные функции будут поэтапно вводиться в использование в обозримом будущем.

В последнее время произошли существенные изменения в составе поставщиков и расширение возможностей BPM-продуктов. Однако, не смотря на это, компанией Gartner не отмечено явного роста применения стратегического управления и моделирования прибыльности за последний год. И все же к оценке BPM-пакетов и масштабов потенциального внедрения клиенты обращаются все чаще. Наиболее сложные функции BPM, к которым можно отнести управление стратегиями и моделирование прибыльности, реже вызывают интерес заказчика при оценке продукта. Это является следствием того, что большая часть пользователей отказываются от устаревших приложений или электронных таблиц и пока еще не имеют четкого представления, о структуре и возможностях продвинутых приложений и о том, каким образом их надо вводить в общую ИТ-архитектуру. Как результат, отдавая предпочтение более сложному продукту, компания применяет его только в целях автоматизации устаревших процессов, не получая всех потенциальных преимуществ системы.

Популярные методики

Одной из наиболее популярных методик среди множества BPM-инструментов является сбалансированная оценочная панель или сбалансированная карта показателей. Ее используют 35% крупных компаний и 24 % всех респондентов. Одним из наиболее распространенных приложений признан функционально-стоимостной анализ, который получил применение у 23% из всех опрошенных.

Критерии эффективного проекта

• Попадание в совместные ожидания^[1]
• Быстрый бизнес-эффект
• Получения работающего решения в короткие сроки
• Возможность внесения изменения в процесс без его остановки
• Ценность автоматизации для сотрудников
• Чёткое соблюдение функциональных и стоимостных границ

Планирование проекта

Важным показателем при внедрении BPM-пакета является время, затраченное на подготовку, планирование и исследование проекта. 55% участников опроса отдали более года на планирование и исследование, из них еще половина затратила более двух лет.

Время на планирование и внедрение проекта

В крупных компаниях проекты различны по продолжительности. У средней компанияи уходит около года на исследования, 6-12 месяцев на разработку стратегического плана, до 3-х месяцев занимает отработка требований, 6-12 месяцев выбор и описание главных показателей эффективности, до 3-х месяцев оценка поставщиков и более года – внедрение и развертывание.

Само собой разумеется, что внедрение и развертывание являются наиболее длительными этапами. Ясно, что компания должна серьезно подходить к BPM-проектам, что гарантирует результативность и окупаемость.

Перед началом проекта

• Собрать проектную команду из заинтересованных сотрудников (лучше - сотрудники из разных подразделений)
• Выделить процессы управленческие, основные и сервисные
• В рамках проектной команды, обсудить процессы, их проблемы
• Определиться с требованиями к платформе автоматизации
• Определить приоритеты реализации процессов
• Изложить всё это в документах

Проект внедрения

Из чего состоит проект:

• Обследование \ анализ
• Разработка и утверждение плана проекта
• Разбивка по контурам работ
• Формирование документов по проекту
• Реализация проектного решения
• Тестовая эксплуатация
• Промышленная эксплуатация
• Сопровождение, поддержка, развитие

Преимущества контурного подхода

• Быстрый ввод в эксплуатацию функционала
• Промежуточные результаты работ 2-3 раза в неделю
• Быстрая адаптация к функционалу пользователей
• Сокращение рисков изменения бизнеса в процессе внедрения
• Распределённая финансовая нагрузка
• Оплата за необходимый сегодня результат
• Бизнес является непосредственным участником разработки

О контурах

• Первый контур – желательно короткий срок и быстрый результат
• Второй контур – основные процессы, в которых участвуют большое количество сотрудников компании. Самый длинный и сложный.
• Третий контур – управленческие процессы.
• Завершающий контур – сервисные процессы, доработка точек интеграции.

Актуальность внедрения

BPM становится все более популярной и массовой технологией, она получает значительную поддержку руководства. Количество проектов, находящихся на стадии разработки, неуклонно растет. Даже небольшие компании успешно опробуют применение этой технологии для поддержания и улучшения конкурентоспособности.

Удовлетворенность клиентов в период с 2005 до 2008 года

В целом, проекты управления эффективностью сегодня обычно проходят успешно. 68% участников опроса заявляют, что все требования и ожидания оправдались, 21% утверждают о преждевременности каких-либо выводов. Только 10% выразили недовольство итогами. Впрочем, и эта цифра лишний раз напоминает о необходимости серьезного подхода к планированию, проектированию и реализации.

Компанией Gartner также проведен опрос, касающийся клиентского опыта работы с рядом поставщиков. В течение 2008 года был получен 131 отзыв из 27 стран, отражающий опыт компаний, доход которых составляет от 50 млн. до 100 млрд. долларов США, а количество пользователей BPM в этих компаниях колеблется от 10 до 3000.

Результаты оценки колеблются от 1,42 до 2,64 ,а средний результат составляет 1,91 балла (1 принимается как максимальная удовлетворенность, 5 — полная неудовлетворенность результатом).

Эти данные практически полностью совпадают с теми, что были получены в 2007 году. Основное сходство проявилось в сфере финансов и управления, отчетности по финансовой эффективности, в области общекорпоративного внедрения имеет место небольшой рост. Кроме того, широта использования BPM в тактических целях на уровне подразделений также увеличилась. Чаще всего это наблюдается в случае быстрой замены электронных таблиц на готовые BPM-приложения. По мере созревания технология выходит за рамки финансов и охватывает другие области деятельности, в числе которых продажи, операции, IT, HR, обслуживание клиентов, маркетинг, исследования, распространение, производство и т. д.

CNews.TV: BPM в России: мода или потребность?

См. также

• BPM

Примечания