В Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент модернизировали СЭД и ожидают от неё прозрачности

Специалисты компании «Программные Технологии» завершили модернизацию системы Docsvision в компании «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент», сообщила пресс-служба интегратора 13 июня 2013 года.

Основа

Решение на платформе Docsvision развернуто в ООО «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент» в 2008 году, а в конце 2012 года руководство компании поставило задачу - сократить сроки согласования договоров аренды, избежать задержек в процессе подписания документов как контрагентами, так и сотрудниками в регионах и в центральном офисе компании.

Также необходимо сделать весь процесс обмена наглядным и контролируемым. Для решения задачи выбран вариант развития системы Docsvision и разработки дополнительных бизнес-процессов, необходимых Заказчику.

Работа

С осени 2012 года рабочая группа проекта со стороны Заказчика приступила к обсуждению, модернизации и формализации процесса подготовки и согласования договоров аренды. К обсуждению привлекли специалистов компании «Программные Технологии», выполнявших внедрение системы в 2008 году и поддерживающих её.

В ходе совместных действий разработан оптимальный процесс, пригодный для автоматизации на платформе Docsvision: выделены ключевые роли процесса и их функции, разработана пошаговая схема работы, утверждены схемы согласования. Благодаря автоматизации каждого этапа, достигнуты четкая последовательность действий всех участников процесса и контроль этих действий со стороны системы Docsvision. В соответствии с утвержденными требованиями специалистами «Программных Технологий» выполнена настройка системы и проведено удаленное обучение пользователей.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.2 т

Заключения

К 13 июня 2013 года завершена опытная эксплуатация решения во всех филиалах компании и новый функционал системы Docsvision - в режиме производственной эксплуатации.

«В рамках проекта реализован гибкий механизм работы с документами, позволяющий всем участникам процесса согласования совместно вносить правки. Вместе с этим имеется возможность сравнения версий документов, чтобы видеть, какие изменения были внесены в исходные документы», – отметила Елена Александрович, инженер-программист компании «Программные Технологии».

Сергей Каштанов, ИТ-менеджер «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент», поведал: «Компания наша является географически распределенной. Поэтому в первую очередь мы задумали этот проект ради выигрыша во времени просто за счет исключения всяких пересылок, распечаток и сканирований промежуточных вариантов. Кроме того, руководство хотело иметь ясную картину – кто, когда и сколько времени держал документ. Поэтому поначалу задача стояла простая – автоматизировать существующий бизнес процесс согласования договоров аренды торговых помещений (их у нас в месяц проходит от 100 до 300). Однако уже в процессе обсуждения задачи «Программные Технологии» предложили несколько улучшений собственно в процедуру прохождения документов. Сейчас бизнес-процесс заработал в режиме промышленной эксплуатации. Внимания к себе со стороны администраторов система требует немного и это радует. Мы попробовали проанализировать статистику и получили достаточно неожиданные результаты, система показывает узкие места в процедуре согласования не всегда там, где их интуитивно ждешь. Но об этом, видимо, еще рано говорить, нужно накопить больше данных. Однако продукт однозначно получился полезным для компании. Кроме того, очень нравится интеграция Docsvision со службой каталогов Active Directory и с Microsoft Office. Планируем до конца текущего года перевести на эту платформу весь документооборот компании, а заодно поработаем и над интерфейсом».

«От системы Docsvision мы ждали прозрачности в процессе электронного согласования документов. На данный момент любой сотрудник компании, в первую очередь руководство, может посмотреть стадию согласования или подписания, интересующего его документа; выгрузить специальный отчет, показывающий картину в целом. Поскольку система полностью и детально показывает все стадии созданных бизнес-процессов, мы имеем возможность проанализировать и понять слабые места в процедурах согласования» - подчеркнул Никита Мордовец, специалист по проектам «Манхэттен Риал Эстейт Менеджмент».