«РТ Медицинские информационные системы» переходит на цифровые процессы с Directum RX

2020: Оптимизация внутренних бизнес-процессов

Разработчик ИТ-решений в сфере здравоохранения оптимизировал внутренние бизнес-процессы с Directum RX. Ускорено согласование договорной, проектной, закупочной документации, организована обработка корреспонденции. В системе работают 10 территориально распределенных подразделений. Кроме того, налажен юридически значимый электронный обмен документами с контрагентами. Об этом 3 июля 2020 года сообщила компания Directum (Директум).

В компании на июль 2020 года работают более 600 сотрудников, при этом территориальные подразделения находятся в 10 разных городах России. С применением электронной почты и других средств связи был налажен бумажный документооборот. В процессе его эксплуатации возникла потребность ускорить процессы, повысить их прозрачность и эффективность.

При выборе системы цифровизации бизнес-процессов и документооборота специалисты «РТ Медицинские Информационные Системы» обращали внимание на эргономичность интерфейса, гибкость настройки регламентов согласования и возможность работать в веб-клиенте. Всем этим требованиям соответствовал Directum RX.

Работы по внедрению вели полностью в удаленном режиме. Благодаря оперативному взаимодействию команд со стороны заказчика и компании Directum за 2 месяца удалось в полном объеме выполнить поставленные задачи:

• полностью переведена в электронный вид работа с внутренними документами — служебными записками и приказами. В рамках внутреннего документооборота также началось использование квалифицированной электронной подписи;
• автоматизирована работа с входящей и исходящей корреспонденцией — теперь документы регистрируются и согласовываются в системе, их всегда легко найти и проконтролировать исполнение поручений по ним;
• все договоры и документация по закупкам хранятся в единой базе и согласовываются в Directum RX в соответствии с установленными сроками. Инициатор всегда может отследить, на каком этапе рассмотрения находится документ и обратиться к истории согласования в случае возникновения разногласий. Процессы учитывают принятые в компании регламенты, и при их изменении соответствующие корректировки легко вносятся в настройки системы;
• выстроен сквозной процесс электронного взаимодействия внутри компании и с контрагентами. Входящие счета на оплату согласуются в системе, а договорные документы после подписания автоматически отправляются контрагенту через сервис электронного обмена, а система контролирует их возврат;
• создан удобный архив проектной документации: все документы распределяются по соответствующим папкам, и система автоматически выдает права участникам проекта.

Сотрудники могут подключаться к рабочим вопросам и документам в любое время, даже вдали от рабочего места, с помощью мобильных приложений Directum Jazz и Directum Solo.

Только за 1 месяц опытно-промышленной эксплуатации пользователи создали около 1000 документов. На начало июля 2020 года система переведена в промышленную эксплуатацию. Планируется продолжить развитие решения: перевести в электронный формат работу с новыми видами служебных записок, протоколами совещаний и кадровыми документами; добавить возможность привязки проектов к регионам, а также нескольким внешним заказчикам.