"ЮСБ Фарма" завершает автоматизацию бюджетирования и оперативного планирования в российском представительстве

Специалисты компании "1С-Архитектор бизнеса" завершили автоматизацию бюджетирования и оперативного планирования в ООО "ЮСБ Фарма" на платформе "1С:Управления производственным предприятием 8".

Стартовая позиция

Для составления и контроля бюджетов в компании использовались электронные таблицы, но с ростом количества продвигаемых на российском рынке товаров это стало отнимать слишком много времени, возникали кассовые разрывы и перерасход выделенных средств. Требовалась автоматизированная система бюджетирования и оперативного планирования, позволяющая:

• контролировать все расходы в рамках выделенных средств;
• быстро создавать ежемесячную отчетность в специальном формате для иностранных инвесторов, которые следят за эффективностью продвижения фармацевтических средств UCB на российском рынке;
• вести оперативный учет закупок с отнесением затрат на определенную линейку продукции.

Для решения поставленных задач выбран программный продукт "1С:Управление производственным предприятием 8", позволяющий с помощью типового функционала построить систему для управления всеми аспектами бюджетирования и планирования, а также вести учет закупок. В качестве компании-интегратора выбрана "1С-Архитектор бизнеса".

Решение

В процессе внедрения "1С:Управления производственным предприятием 8" в ООО "ЮСБ Фарма" были автоматизированы следующие участки:

Планирование и бюджетирование

Появилась возможность составлять и корректировать бюджеты по определенным линейкам продукции и отдельным центрам затрат предприятия на год с разбивкой по месяцам так, чтобы исправления оперативно были видны всем заинтересованным лицам и учитывались при формировании заявок на расходование средств. При поступлении заявок на расходование средств, превышающих выделенный бюджет, система оповещает об этом финансовый отдел и не позволяет провести такую операцию без согласования с ним. Таким образом, исключены случаи перерасхода выделенных средств.

Ведется подробный план-фактный анализ исполнения бюджетов за любой выбранный период. Это помогает отследить эффективность потраченных средств и планировать дальнейшую деятельность на основе имеющихся показателей за предыдущие периоды. Руководствуясь этой информацией, перераспределяется нагрузка на сотрудников, принимаются решения о целесообразности проведения некоторых мероприятий. Например, удалось повысить эффективность проведения маркетинговых акций, выделяя больше ресурсов на мероприятия, доказавшие свою эффективность в предыдущем отчетном периоде.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

Платежный календарь помогает осуществлять финансовое планирование на месяцы вперед и избегать кассовых разрывов, что помогает вовремя рассчитываться с поставщиками и выполнять другие финансовые обязательства.

Управление закупками

Заявки-требования на закупку материалов, которые ранее приходили в отдел закупок по электронной почте, теперь формируются и фиксируются в системе, при этом каждая заявка привязана к тому или иному продукту и бюджету. Это позволяет следить за расходованием средств по отдельным продуктам, контролировать сроки выполнения заявок. В результате процесс закупок стал прозрачным и более эффективным.

Автоматизирована работа с поставщиками

В системе фиксируются и хранятся история взаимоотношений, договора, закупочные цены и счета. Эта информация помогает выбрать наиболее выгодные условия закупок, тем самым оптимизировать затраты, и подключать к работе финансовый отдел, который после выставления компании счета анализирует возможность списания бюджетных средств.

Управление продажами

На все оказанные в рамках бюджета услуги по продвижению товаров "ЮСБ Фарма" оформляет раз в месяц или квартал счета для иностранных партнеров-производителей данных товаров (в концерн USB входит несколько фармацевтических компаний, поставляющих свой товар в Россию). Благодаря автоматическому заполнению документа "Реализация товаров и услуг" (в соответствии с данными о накопленных затратах на выбранный период с детализацией по продуктам) существенно экономится время и сокращается количество ошибок, неизбежных при ручном вводе, при выставлении документов к оплате.

Формирование управленческой отчетности

Благодаря единой системе, в которой отражается каждая хозяйственная операция, стало возможным автоматически формировать ежемесячный управленческий баланс предприятия: отдельный вариант для внутреннего пользования и отдельный -- для акционеров, который выгружается из системы в требуемом формате. Составление отчетности стало занимать в 3 раза меньше времени (полтора-два дня вместо недели, как раньше), что позволяет более эффективно использовать время сотрудников, исполняющих данную обязанность.

Анна Глазова, заместитель главного бухгалтера ООО "ЮСБ Фарма", отметила: "Внедрение "1С" заметно облегчило работу. Система позволяет следить за расходами на продвижение каждого продукта, линейки товаров или отдельно по каждому кост-центру, оперативно согласовывать затраты, составлять наиболее точные отчеты по деятельности. Очень важным результатом внедрения "1С:УПП 8" для нас стала возможность более эффективно прорабатывать каждое маркетинговое мероприятие в отдельности и разрабатывать стратегию продвижения всех линеек продуктов компании UCB Pharma. "1С:УПП 8" обеспечило организацию удобными инструментами для управления деятельностью предприятия".