LOccitane en Provence автоматизировала закупки и бюджетный контроль

1 июля 2016 года компания TerraLink сообщила об автоматизации процессов, связанных с закупками и бюджетным контролем в компании L’Occitane.

Задачи проекта

При обработке закупок в L’Occitane использовались несколько разных систем автоматизации, которые совмещались с бумажным документооборотом. Процессы учета закупок выполнялись в Excel, их статусы часто были не актуальны, согласование документов проводилось на бумаге, бюджетный контроль проводился в изолированной системе корпоративного бюджетирования, а факты получения товаров, услуг и закрывающих документов фиксировались вручную в 1С.

Диаграмма работы системы, (2016)

Компания выбрала путь повышения прозрачности закупочных операций, для чего было принято решение автоматизировать все процессы, связанные с закупками и бюджетным контролем. При анализе ситуации были выделены четыре процесса:

• Регистрация и согласование заявки на закупку (включает 5 видов закупок с определенными маршрутами согласования и условиями)
• Процессы управления договорами на закупку (создание проекта, регистрация, согласование, получение скан-копии подписанного документа, хранение)
• Обработка заявок на оплату (регистрация фактов получения товаров или услуг и закрывающих документов, согласование заявок на оплату, передача информации в 1С для регистрации и осуществления платежей)
• Бюджетный контроль с привязкой закупки к плановому и фактическому бюджетам, лимитам расходов и возможностью формирования оперативной отчетности

При выборе поставщика решения значимым фактором стало соответствие предложенной компанией TerraLink архитектуры политикам учета заказчика. Функции системы удовлетворяли потребностям компании в части учета, обработки, хранения и контроля информации по снабженческим процессам.TAdviser Security 100: Крупнейшие ИБ-компании в России 56.5 т

Ход проекта

Проект выполнен на платформе MS SharePoint. В качестве инструмента моделирования и автоматизации обработки процессов использована надстройка Nintex Workflow.

Итог проекта

В итоге внедрения:

• На 40% сократились операционные затраты по снабженческим процессам
• В 3 раза снизились сроки согласования документов
• Снизились риски потери документов и количество ошибок