Александр Чичеров, iFellow: Срыв проектных сроков часто является следствием промахов в people management

Александр Чичеров: Приведу объективные данные. Не так давно на одном из наших вебинаров мы провели опрос участников на предмет того, как у них обстоят дела с проектами информатизации. Так вот оказалось, что практически все ответившие компании — 98% — сказали, что испытывают сложности при управлении проектами. Главные причины этих сложностей — отсутствие планирование ресурсов, нечеткая ситуация с рабочей загрузкой команд и ее неоптимальное распределение среди участников проекта. Казалось бы, рынок предлагает инструменты в виде систем управления проектами, но они не обладают многими функциями, которые сегодня актуальны для компаний. Например, почти каждый третий респондент хотел бы использовать функционал ведения ресурсного плана проекта, который отражал бы как планируемые, так и фактические трудозатраты, и давал возможность учитывать рабочее время каждого участника команды.

Многие указывали на дефицит функциональности для управления проектами по гибким методологиям в существующих отечественных системах автоматизации. В числе других желательных функций называлась связь с данными CRM по вероятности заключения сделок для прогнозирования доступных ресурсов под проекты, а также оценка доходов и расходов каждого проекта. Так что наша система «Орион», в которой реализованы лучшие методы управления проектами, бюджетирования, ресурсного планирования — это ответ на актуальные потребности ИТ-рынка.

Александр Чичеров: Фактически «Орион» — это ERP-платформа, в которой реализована синхронизация стратегических целей с деятельностью компании и метриками, а также дополненная модулями CRM и HR, ведь они влияют на основной бизнес.

Основной акцент в системе сделан на управлении ИТ-проектами и людьми, которые в них участвуют, и на финансовые метрики. Причем, когда мы говорим о руководстве командами, мы подразумеваем управление ресурсами на всех стадиях проекта: от его инициации, например, заключения договора, и до полного завершения. А в случае с управлением людьми — систему people management, которая тоже охватывает все важные аспекты: от отслеживания фактической загрузки до перспективного планирования ресурсов — на каких направлениях, в каких объемах они потребуются, причем с учетом всех имеющихся задач, требуемых сроков, компетенций специалистов.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 2.2 т

Таким образом, «Орион» предоставляет все инструменты для комплексной оценки проектов и принятия эффективных решений. Тем самым мы помогаем компаниям сократить издержки на формирование команд в зависимости от текущих условий: конкретных задач и необходимых компетенций. Экономия возникает, в частности, за счет автоматизированной оценки результативности команд и обратной связи в проектах. Особенно ярко это проявляется при управлении работой территориально-распределенных команд.

Александр Чичеров: Это объективная реальность. С одной стороны, бюджеты компаний на информатизацию обычно ограничены, с другой стороны, хотя «стоимость владения» штатом сотрудников и так весьма велика, специалистов нужно все больше, ведь ИТ внедряются в новые и новые области деятельности компаний. С помощью системы «Орион» мы помогаем заказчикам получить ответы на регулярно возникающие вопросы. Например, если речь идет о масштабных проектах, то, когда, в какой срок и каких именно специалистов нужно выводить, чтобы выполнить задачу качественно, в заданный срок и соблюсти при этом все бюджетные требования?

В таких проектах очень часто, образно говоря, графики ползут вправо, то есть срок выполнения увеличивается. У этого состояния всегда есть конкретные причины, и очень часто это следствие промахов в people management: пришли не те люди, не с той квалификацией, не за те деньги и, соответственно, делают что-то не то или не так. А мы помогаем отслеживать все основные метрики проекта и еще вкупе со всеми рисками. И это дает возможность своевременно принимать управленческие решения, обоснованные актуальными данными.

Александр Чичеров: Мы, скорее, говорим о проектном управлении. В целом, «Орион» можно рассматривать как набор лучших практик для организации ИТ-процессов, который реализуется на базе системы управления проектами. Тем самым мы делаем все управленческие активности более прозрачным и качественным за счет того, что система помогает заказчику детально учитывать рабочее время сотрудников, анализировать прогресс в реализации проектов и прогнозировать будущую потребность в ресурсах, а значит, улучшать качество бюджетирования. Фактически в системе «Орион» реализуется полный цикл управления проектами и планирования ресурсов, финансов, сроков и потребностей, а также управление распределенными командами.

Так мы ушли от простейшего и неэффективного подхода, когда специалисты резервируются на весь срок проекта, что сказывается на его доходности. В «Орионе» специалистов бронируют только на реально необходимое время их участия в конкретном проекте. И это можно спланировать заранее, а не в пожарном порядке, поскольку система дает информацию по текущей загрузке людей.

В качестве базовых данных используются описания как самих проектов (в виде паспортов, куда заносится вся значимая информация — сроки, состав команды, менеджеры, трудозатраты, прогнозы по платежам, прогноз затрат проекта и т.д.), так и сотрудников (профиль каждого специалистов с актуальными портфолио, резюме, скиллами, планами развития компетенций и т.д.). В наших дальнейших планах — добавить в систему поддержку карьерной траектории для каждого работника, который демонстрирует стремление к росту.

Александр Чичеров: Совершенно верно. Система «Орион» имеет модульную структуру, и один из них — блок HR. Там, например, реализован функционал «Опрос HR-360», который позволяет анализировать компетенции специалиста по методологии «360 градусов»: самоопрос, оценка от коллег, руководителя и подчиненных. Результаты опросов дают возможность подбирать людей в проектные команды не только по их профессиональным навыкам и умениям, но и по софт-скиллам и психологическим особенностям. Если сотрудник хочет развиваться, он может создать индивидуальный план развития, поставив там конкретные задачи и сроки. Выполнение этих задач также будет отслеживаться системой как некоторый личный «проект».

Александр Чичеров: Знаете, практика показывает, что довольно часто нашим решением интересуются именно финансовые директора, а не только руководители проектных офисов. Почему? Потому что система позволяет аргументированно и четко обосновывать с финансовой точки зрения многие вопросы в рамках проекта. Яркий пример — оперативный сбор бюджета, который реализован в «Орионе». Для этого не нужно тратить несколько недель или дней, потребуется — несколько часов, а чаще всего это происходит гораздо быстрее — в диапазоне, близком к реальному времени. Конкретные показатели скорости зависят от специфики информационной инфраструктуры и количества данных на предприятии. Но в любом случае сотрудникам не нужно тратить время и силы на сбор данных, можно увидеть «картинку» бюджета почти в режиме реального времени. И на основании этих данных уже можно принимать управленческие решения.

То есть «Орион» финансовые директора заказчиков ценят за сильный финансовый блок, рядом с которым — сильный модуль people management, блок CRM и все это — на фундаменте системы по управлению проектами. В современном мире сложно говорить про уникальность ИТ-решений, но у «Ориона» точно есть ряд явных преимуществ, которые выделяют эту платформу на рынке. В их числе — прогнозирование событий на основе прозрачного анализа процессов, агрегация данных по процессам в едином окне, модульность и гибкость кастомизации платформы под заказчика.

Александр Чичеров: В один из модулей платформы встроена полноценная CRM-система для работы с клиентами и задачами. Реализовано финансовое планирование и бюджетирование, управление закупками в связке с актуальными данными CRM. Например, коммерческий отдел продвинулся в переговорах с клиентом. Это значит, что в системе изменится прогноз продаж и воронки, она оповестит об этом всех причастных, на основании новых данных будет рассчитана прогнозная дата выхода на стадию пресейла, а это поможет руководителям отделов спланировать изменения в занятости сотрудников. Формируемая в связи с изменившимися бизнес-обстоятельствами структура поручений всегда соответствует уровню принятия решений конкретного руководителя, не позволяя ему свалиться в пучину микроменеджмента. Мы и сами используем «Орион» в своей повседневной работе.

Александр Чичеров: С точки зрения организации проектной деятельности, «Орион» с равным успехом работает в тех компаниях, где профильные департаменты занимаются развитием корпоративных ИТ-решений, и в организациях, которые занимаются заказной разработкой ПО или предоставляют аутсорсинговые ИТ-услуги, в том числе, по так называемой кэптивной модели (ИТ-подразделение выведено в отдельное юрлицо). Конечно, компании различаются своими стратегиями, вариантами реакции на изменения окружающей бизнес-среды, но принципы организации эффективной деятельности во всех случаях одинаковы — прозрачность текущей ситуации и планов на проект в команде для всех заинтересованных лиц. Иными словами, чтобы руководитель проекта, команда и руководство понимали особенности текущих условий и были согласны в том, как в этих условиях работать, полагаясь на объективные данные.

В случае кэптивной компании, возможно, даже проще, так как вся ее деятельность — про ИТ, и длительность внедрения «Ориона» для такой компании фактически сокращается по срокам.

Александр Чичеров: Первое — это визуальная аналитика, различные дашборды, ориентированные на руководителей проектов и самой компании. В системе реализованы удобные средства визуализации оперативных данных, причем с разной степенью детализации. Например, для руководства важен отчет PnL (P&L, Profits and Losts), показывающий числовые значения реальной прибыли и убытков компании или проекта внутри организации. Например, для нашей компании основной метрикой эффективности проектов является показатель Gross Profit, то есть значение валовой прибыли, который рассчитывается сразу в PnL по каждому проекту и компании в целом. Можно наблюдать значение ФОТ, общей выручки и т.д. К тому же, «Орион», подчеркну, интегрируется с 1С и использует реальную финансовую информацию.

С помощью нашей системы можно контролировать все данные о ходе проекта: соблюдение сроков, отклонения от плана и т.п. Инструменты визуализации позволяют легко настраивать нужные параметры и показатели.

Кроме того, можно получить расширенную аналитику, которая предназначена для принятия квалифицированных решений, оптимизации работы команд, увеличения их производительности и эффективности. Например, в системе заложен функционал учета рисков и проблем проекта: руководитель всегда имеет перед глазами некоторый набор показателей, помогающих ему принять управленческое решение, которое может быть весьма дорогостоящим.

Александр Чичеров: В первую очередь мы говорим про операционные риски, которые возникают в рамках выполнения проекта, и они могут быть очень разными. Для одних проектов они очень серьезны, для других — незначительны. Но они всегда есть, всегда имеют какие-то последствия и определенную «стоимость». С помощью системы «Орион» мы можем визуализировать весь спектр рисков проекта.

Руководитель проектной команды ведет полноценный реестр управления рисками: определяет все параметры рисков и варианты реагирования. Соответственно, мы получаем «карту» рисков, стратегию реагирования и план действий в разных ситуациях. Более того, не надо забывать, что какие-то риски все-таки реализуются, и тогда риск превращается в проблему. Это уже новая, пусть и связанная с риском сущность, управление которой также возможно в «Орионе». У проблемы, также как и у рисков, есть визуальное представление в виде «карты», реестр проблем и план действий. И это все связано с финансовыми показателями, данными people-management, о чем мы говорили выше, и в совокупности дает полновесную единую картину происходящего — полноценную фактуру для обоснованного принятия решений.

Александр Чичеров: Скажу так: чем лучше в компании выстроены процессы, тем внедрение проще. Для того, чтобы оно прошло совсем легко, нужно понимание на уровне руководителя проекта и выше (руководитель проектного офиса, CIO/CTO), какие источники информации используются на данный момент для ведения ИТ-проектов, на базе каких организационных методологий идут эти проекты, какие системы финансового учета используются в компании, какие финансовые и проектные показатели уже отслеживаются. В принципе, ответы на эти вопросы в том или ином виде есть в любой компании, и с их формализации можно начинать внедрение.

Александр Чичеров: Что касается технологического стека, то «Орион» разрабатывался на наиболее популярных для ИТ-компаний решениях. Изначальным требованием к продукту была гибкость и легкость кастомизации продукта под последующие внедрения у заказчиков. В системе «Орион» используется ведущая на настоящий момент платформа управления ИТ-проектами Jira, свободная объектно-реляционная СУБД PostgreSQL, свободное ПО для бизнес-анализа Pentaho, инструмент для бизнес-анализа и визуализации Power BI.

Александр Чичеров: Да, у нас есть планы по миграции нашей системы на полностью импортонезависимый стек технологий, и мы уже двигаемся по этому пути. Вместе с тем, еще раз подчеркну, что мы во всех аспектах своих продуктов и услуг ориентируемся на наших клиентов. Данные нашего опроса руководителей и специалистов коммерческих ИТ-компаний показывают, что 61% из них до сих пор использует иностранные решения для управления проектами. Наиболее популярным инструментом, ожидаемо, стала Jira — ее применяют 53% опрошенных. При этом треть ИТ-компаний, использующих иностранное ПО (и это достаточно много), пока вовсе не планирует переходить на отечественные решения. Остальные находятся в поиске альтернативы, но представители 23% компаний утверждают, что пока не видят на рынке российских аналогов с достаточной функциональностью.

Так что сегодня платформа «Орион» полностью соответствует ожиданиям и текущему состоянию российских коммерческих компаний. И мы не просто продаем решения. Мы работаем над тем, чтобы качественно помочь компаниям разрешить болезненные вопросы в полноценном управлении ИТ-проектами. А для этого предлагаем для начала демо-использование системы «Орион», возможно, настроенной на предоставленные потенциальным клиентом данные. Мы показываем, что распространенные проблемы, связанные с ресурсным планированием, с планированием загрузки специалистов, быстро и гарантированно устраняются, и далее компания переходит в постоянный режим эффективного управления оптимизированными ресурсами.