«БАТ Россия» обновила СЭД на базе системы «Тезис»

2023: Трансформация с помощью СЭД ТЕЗИС версии 5.1

5 июня 2023 года компания Haulmont сообщила о том, что российское подразделение British American Tobacco «БАТ Россия» трансформирует бизнес, перестраивает процессы и обновляет версию СЭД ТЕЗИС.

Заказчик и изменения в его структуре

«БАТ Россия» — подразделение транснациональной компании British American Tobacco. Чтобы адаптироваться к условиям санкций, в 2022 году начался процесс выхода из глобальной группы BAT и связанной с этим трансформации.

Предыстория и задачи проекта

Внедрение СЭД ТЕЗИС в «БАТ Россия» началось в 2020 году. В ходе проекта реализованы:

• Подготовка, согласование и подписание договоров, включая ЭДО.
• Контроль бюджетных и тендерных лимитов при согласовании договоров.
• Учет и оформление доверенностей.
• Проверка и подписание закрывающих документов, включая ЭДО, передача в систему бухгалтерского учета SAP пакетов документов для каждой хозяйственной операции.
• Ведение архива документов, интеграция с глобальным хранилищем документов компании на базе SAP.
• Согласование и учет капитальных затрат, в частности, при приобретении производственного оборудования.

После отделения от материнской структуры заказчик планирует продолжать использовать СЭД ТЕЗИС. Поскольку бизнес трансформируется, то и систему нужно было адаптировать к сложившимся условиям. В частности, для обеспечения технологического суверенитета и непрерывности работы «БАТ Россия» перевело СЭД ТЕЗИС под управление российской серверной ОС Astra Linux. Также завершается миграция с MS SQL на СУБД на базе Postgres и с учетной системы SAP на 1С.

Вдобавок к этому «БАТ Россия» решила обновить версию СЭД ТЕЗИС, чтобы получить обновленные возможности для автоматизации бизнес-процессов и повысить удобство работы пользователей.

Работа над проектом

Для СЭД ТЕЗИС это обновление одного из самых масштабных проектов. Задачу осложняло большое количество доработок и особенных функций, которые было необходимо сохранить. Команда работала по нескольким направлениям параллельно: обновление версии системы, переход на ОС, СУБД и учетную систему, а также развитие функциональности проекта.Метавселенная ВДНХ 3.4 т

Главная особенность версии СЭД ТЕЗИС 5.1, на которую перешло «БАТ Россия» — это обновленный дизайн с возможностью индивидуальной кастомизации главного экрана при помощи виджетов. Каждый пользователь может добавлять, убирать, перемещать и группировать виджеты в соответствии со своими предпочтениями. Например, на главный экран можно вынести актуальные документы, календарь, диаграммы или заметки. Также в формате виджетов реализован быстрый доступ к составным командам, которые автоматически запускают сложную последовательность действий. Обновленный дизайн СЭД ТЕЗИС позволяет снизить порог вхождения для пользователей, сделать интерфейс более дружелюбным и интуитивно понятным.

Наиболее существенные доработки, внесенные в проект параллельно с обновлением, касаются сканирования документов. Раньше благодаря интеграции со сканерами IXOS в системе автоматически создавались карточки для документов, размещенных в учетной системе на базе SAP. Теперь вместо IXOS используются встроенные возможности системы, а вместо SAP — 1C. Изменились интерфейс и логика работы интеграции, но для пользователей порядок действий остался привычным. Также команда занималась развитием мобильного приложения СЭД ТЕЗИС. В нем уже была реализована функциональность для согласования и подписания контрактов с полевой розницей и для работы с первичными документами. Теперь в мобильное приложение добавлено согласование доверенностей, тендерных решений и CAPEX-форм, работа с задачами, управление отпусками, в том числе, их создание, перенос и отмена.

Поскольку параллельно занимались обновлением версии, переходом на обновленные ОС, СУБД и учетную систему, а также развитием функциональности СЭД ТЕЗИС, то в проекте задействовали команду из девяти разработчиков, пяти тестировщиков, аналитика и дизайнера. Со стороны заказчика также участвовала большая группа специалистов. Силами «БАТ Россия» выполнены подготовительные работы перед поставкой системы в продуктовый контур. Вдобавок к этому на стороне заказчика был организован полноценный UAT. Для того, чтобы пользователи быстрее освоились, в компании обновили инструкции и провели обучающий вебинар.

Слаженная работа и профессионализм команд со стороны вендора и заказчика позволили выполнить проект такого масштаба четко в назначенный срок.

Результаты

СЭД ТЕЗИС используется в «БАТ Россия» уже около трех лет, в системе работает 2000 сотрудников. За это время в компании заметно повысился уровень цифровизации. Количество документов, проходящих через СЭД ТЕЗИС, увеличилось с 10 000 за месяц до более чем 30 000. Также выросла доля электронных документов. В 2021 году соотношение электронных документов к бумажным составляло 50:50, на июнь 2023 года — 60:40.

После обновления версии виджеты и составные команды помогли ускорить работу с документами для инициаторов и экспертов. СЭД ТЕЗИС адаптирована к работе с ОС на базе Linux. По данным на июнь 2023 года идет переход на СУБД на базе Postgres, и интеграция с учетной системой на базе 1С. Благодаря этому «БАТ Россия» сможет полностью контролировать используемые продукты, без рисков потери доступа хранить в них данные, а также при желании осуществлять масштабирование.

Заказчик планирует и дальше развивать проект, получать все обновленные функции, которые будут появляться в системе. В частности, «БАТ Россия» собирается реализовать работу с машиночитаемыми доверенностями и аннулирование электронных документов — все это требуется в соответствии с законодательством по ЭДО. Кроме того, компания участвовала в исследовании, которое команда СЭД ТЕЗИС проводила для изучения интереса к искусственному интеллекту и ждет появления этой функциональности в системе.

2021: Контракт-менеджмент, электронный архив и повышение уровня автоматизации с помощью СЭД ТЕЗИС в «БАТ Россия»

British American Tobacco (BAT) — транснациональная компания, которая производит и продает сигареты и другие табачные изделия. Штаб-квартира BAT находится в Лондоне. Компания работает в 180 странах и занимает ведущие позиции на мировом табачном рынке. В 1991 году она открыла представительство в России.

«БАТ Россия» — мультикатегорийная компания, предоставляющая табачные изделия и никотиновые продукты миллионам потребителей по всей стране. В ее структуру входит фабрика в Санкт-Петербурге АО «БАТ-СПб» и АО «Международные услуги по маркетингу табака», которое занимается маркетингом и продажами. Портфель представленных в России марок компании включает Dunhill, Kent, Vogue, Rothmans, Pall Mall, Lucky Strike и Ява.

Ситуация

«БАТ Россия» стремится оптимизировать работу полевой структуры, в задачи которой входит обмен документами с торговыми точками по всей стране. Ее сотрудникам приходилось ездить к каждому из 14 000 контрагентов, и компания планировала уменьшить количество поездок, обеспечив возможность обмениваться документами в электронной форме.

Для начала в «БАТ Россия» внедрили систему юридически значимого электронного документооборота Диадок. Это позволило организовать комфортную работу с простыми бухгалтерскими документами, например, УПД. Следующим шагом стала автоматизация работы с более сложными документами, например, договорами, а также переход на обмен электронными документами со всеми контрагентами, а не только с полевой розницей.

Основным движущим фактором проекта стала оптимизация процессов. Система документооборота Lotus Notes, которая использовалась в «БАТ Россия» раньше, не позволяла внедрить нужные функции и обеспечить работу всех отделов в одной системе. Поэтому было решено перейти на новое, кросс-функциональное решение.

При выборе учитывались как требования со стороны бизнеса, так и со стороны ИТ. В первую очередь, был важен высокий уровень автоматизации, чтобы пользователям приходилось как можно меньше действий выполнять вручную. Кроме того, компания искала полнофункциональное веб-приложение с конкурентными лицензиями. Также определяющую роль играли референс-визиты и изучение опыта организаций, использующих различные продукты.

Решение

В «БАТ Россия» выбрали СЭД ТЕЗИС компании Haulmont (Хоулмонт), которая стала оптимальным вариантом по всем критериям. Проект стартовал в октябре 2019 года, а непосредственно разработка — в феврале 2020. Функциональность системы запускалась поэтапно. Внедрение началось с автоматизации договорных процессов, но со временем у компании появлялись новые и новые идеи по развитию. В августе перешел в промышленную эксплуатацию модуль «Контракт-менеджмент», в сентябре — «Архив», в октябре — модуль «Согласование капитальных затрат». Из-за пандемии запуск провели удаленно. Сперва специалисты команды СЭД ТЕЗИС проводили демонстрацию каждого модуля, затем — обучение для ключевых пользователей. После этого в «БАТ Россия» тестировали работу системы по составленным заранее сценариям. С началом опытной эксплуатации проводилось также обучение для всех пользователей.

Далее — подробнее об автоматизированных в «БАТ Россия» процессах и уникальных доработках СЭД ТЕЗИС.

Контракт-менеджмент, доверенности, тендерные решения

В СЭД ТЕЗИС объединились процесс работы с договорами, учет и оформление доверенностей, контроль бюджетных и тендерных лимитов при согласовании договоров.

Для автоматизации контракт-менеджмента в системе настроен уникальный процесс согласования договоров. Подписанта можно выбрать только среди сотрудников, которые обладают необходимыми полномочиями и имеют действующую доверенность. В ходе процесса автоматически выполняются проверки рисков по контрагенту, бюджетных лимитов и тендерных решений. При согласовании стандартных договоров используется шаблон, в котором для редактирования доступны только отдельные поля, например, с данными контрагента. После согласования договор можно подписать электронной подписью и сразу отправить контрагенту через Диадок.

Учет доверенностей теперь ведется в СЭД ТЕЗИС. По каждой из них в системе зафиксированы данные доверителя и доверенного лица, полномочия, сумма финансового лимита, срок действия и т.д. За определенное время до окончания срока действия об этом отправляется автоматическое уведомление. Кроме того, в СЭД ТЕЗИС реализован процесс оформления и подписания доверенностей.

В справочники контрагентов в СЭД ТЕЗИС добавлена информация об их надежности согласно результатам проверок в Контур-Фокус и одобренной сумме контрактов. Сам процесс проверки также реализован в системе, для этого проведена интеграция с Контур-Фокус.

Обязательным этапом до проведения тендера стало согласование тендерной заявки в СЭД ТЕЗИС.

Пакеты с бухгалтерскими документами и проводки в учетной системе

Для каждой хозяйственной операции, например, закупки, в СЭД ТЕЗИС формируется пакет документов. В его состав входят как документы, необходимые по требованиям законодательства (например, вместе со счетом-фактурой должна идти товарная накладная), так и документы, необходимые по внутренним регламентам «БАТ Россия» (например, если речь идет о технической поддержке, то к акту должны быть приложены перечень выполненных работ и отчет об удовлетворенности пользователей и критериях оценки).

Пакеты передаются в систему бухгалтерского учета SAP для проводки, а перед этим проходят необходимую проверку в СЭД ТЕЗИС. Маршрут зависит от направления, к которому относится операция, вида документа (электронный или бумажный) и других факторов. Так, например, для электронных документов добавляется подписание ЭП. Чтобы появилась возможность отправлять и принимать пакеты документов, была доработана интеграция с Диадок.

Архивы документов

СЭД ТЕЗИС помогла «БАТ Россия» упорядочить хранение документов и упростить их поиск за счет создания единого архива для электронных и бумажных документов.

На каждый бумажный документ наклеивается сгенерированный в системе штрих-код. Он используется для автоматического создания документа и возможности поиска, для которого реализована специальная компонента.

В электронный архив передаются документы из Диадок и сканы бумажных документов. Благодаря добавленной в систему функции массовой выгрузки у «БАТ Россия» появилась возможность фильтровать не только карточки, но и вложения. Например, можно поставить одну галочку и выгрузить бухгалтерский документ для налоговой проверки вместе со связанными договором и доп. соглашением.

Система также интегрирована с глобальным хранилищем «БАТ Россия» Open Text (к нему, в частности, обращается SAP). Благодаря интеграции со сканерами IXOS в СЭД ТЕЗИС автоматически создаются карточки для документов, размещенных в стороннем хранилище. Для пользователей системы все документы выглядят одинаково, с ними можно выполнять одни и те же действия. Таким образом, у сотрудников «БАТ Россия» есть доступ ко всем документам, нет необходимости вносить их вручную в каждое хранилище, не происходит двойного хранения и дублирования.

В бумажный архив пересылаются документы из подразделений «БАТ Россия» по всей стране. К ним прикладывается реестр, который сканируется при отправке и получении. Таким образом при помощи системы можно отслеживать статус и местоположение бумажного оригинала вплоть до короба и папки в архиве.

Модуль «Согласование капитальных затрат» для учета капитальных затрат

Специально для «БАТ Россия» в СЭД ТЕЗИС настроен модуль «Согласование капитальных затрат». В данном случае это затраты на приобретение производственного оборудования. Когда в «БАТ Россия» принято решение о закупке оборудования, в СЭД ТЕЗИС создается и согласуется специальная карточка, также впоследствии происходит разнесение затрат по соответствующим заявкам/проектам. Состав согласующих определяется автоматически, в зависимости от суммы затрат и других условий. Гибкую матрицу определения участников настраивает администратор, участия разработчика не требуется.

Результаты

В СЭД ТЕЗИС работает 2000 сотрудников «БАТ Россия». В месяц через систему проходит 10 000 документов. «В компании наметился тренд на увеличение доли электронных документов. Сейчас соотношение электронных документов к бумажным примерно 50 на 50, но в будущем оно увеличится в пользу электронных. Согласование и подписание теперь происходит полностью в электронном виде. Вдобавок к этому в «БАТ Россия» повысился уровень автоматизации. Например, раньше договор согласовывали в Lotus Notes, а потом переходили в Диадок, чтобы вручную загрузить его для отправки контрагенту. Сейчас пользователи могут не переключаться между системами. Кроме того, сотрудникам больше не нужно самостоятельно проверять, не превышен ли бюджетный лимит или не закончилось ли действие доверенности. Теперь система может делать это автоматически.

«БАТ Россия» планирует развивать процессы, реализованные в СЭД ТЕЗИС, а также расширять область ее применения. К примеру, будет задействован встроенный в систему блок канцелярии, а также автоматизировано создание графика отпусков и внесение в него изменений. Фокус на ближайшее время — кадровый электронный документооборот. Для более комфортного согласования и подписания контрактов с полевой розницей в компании планируется использовать мобильное приложение для более чем 200 сотрудников. Первичные документы тоже будут в мобильном приложении, — рассказывает Ксения Овсянникова, руководитель проекта по внедрению СЭД ТЕЗИС в «БАТ Россия».